Ein Kontaktformular, das wirklich E-Mails verschickt

Es ist die banalste Funktion einer Website — und trotzdem die, die am häufigsten kaputtgeht: Der Besucher klickt auf „Senden“, alles scheint zu funktionieren, und die Nachricht kommt nie an. Hier erfahren Sie, was hinter einem Formular wirklich passiert, die drei üblichen Gründe für ein stilles Versagen, und wie Sie sicherstellen, dass jede Nachricht Sie erreicht.

Was zwischen dem Button „Senden“ und Ihrem Postfach passiert

Ein Formular ist nur eine Handvoll Felder auf einer Seite. Wenn der Besucher klickt, schickt der Browser den Inhalt der Felder an den Server, und dort entscheidet sich alles: Ein kleines Programm auf dem Server muss eine E-Mail zusammensetzen und sie an einen Versandserver übergeben, der sie an Ihr Postfach weiterleitet. Drei Glieder, und jedes kann versagen, ohne dass irgendeine Fehlermeldung erscheint.

Viele „selbst gebaute“ Websites bleiben beim ersten Glied stehen: Das Formular existiert, aber nichts verbindet es mit einem Postfach. Der Button funktioniert optisch, und die Nachrichten verschwinden im Nichts.

Die drei klassischen Pannen

Der Server versendet nicht	Die meisten Hoster blockieren oder drosseln den direkten E-Mail-Versand, um Spam zu bekämpfen. Die Nachricht wird vom Programm „gesendet“, aber nie zugestellt. Lösung: über einen dedizierten Versanddienst mit Authentifizierung gehen.
Die Nachricht landet im Spam	Die E-Mail kommt an, aber im Spam-Ordner, weil der Absender in den Augen Ihres Postfachs nicht legitim ist (Domain nicht authentifiziert, gefälschter Absender). Lösung: von einer authentifizierten Adresse senden, nicht „im Namen“ des Besuchers.
Bots überfluten das Postfach	Ein ungeschütztes Formular erhält Dutzende automatische Nachrichten pro Tag. Irgendwann liest man nicht mehr mit, und der echte Kunde geht unter. Lösung: eine Versandobergrenze, eine unsichtbare Falle für Bots oder ein dezenter Test.

Das Detail, das alles ändert: An wen geht die Antwort?

Ein gut gebautes Formular tut nicht so, als käme die E-Mail vom Besucher — genau so verhalten sich Betrüger, und Mailanbieter strafen das ab. Es sendet von der Adresse der Website und trägt die Adresse des Besuchers in ein dafür vorgesehenes Feld ein, das Reply-To. Ergebnis: Wenn Sie auf „Antworten“ klicken, geht Ihre Antwort tatsächlich an den Besucher, und alles bleibt regelkonform.

Prüfen Sie diesen Punkt auf jeder beliebigen Website: Schicken Sie sich eine Testnachricht über Ihr eigenes Formular und klicken Sie dann auf Antworten. Wenn der vorgeschlagene Empfänger nicht die Adresse ist, die Sie im Formular eingegeben haben, ist etwas falsch verdrahtet.

Das Formular testen — und wieder testen

Ein Formular wird am Tag der Veröffentlichung getestet, und dann bei jedem Wechsel der E-Mail-Adresse oder des Mailanbieters. Schicken Sie sich eine Nachricht mit einem wiedererkennbaren Text, schauen Sie in den Posteingang und in den Spam-Ordner, und antworten Sie darauf, um den Rückweg zu prüfen. Zwei Minuten, die Ihnen ersparen, sechs Monate später festzustellen, dass keine einzige Angebotsanfrage angekommen ist.

Was Leopar für Sie erledigt

Das Formular einer Leopar-Website ist ab der Veröffentlichung angeschlossen: Jede Nachricht wird über unseren authentifizierten Versanddienst verschickt, kommt in Ihrem Postfach mit dem Namen Ihrer Website als Absender an, und die Adresse des Besuchers steht im Reply-To — ein Klick auf Antworten genügt. Eine Obergrenze an Sendungen pro Stunde schützt Ihr Postfach vor Bot-Salven. Die Zahl der eingegangenen Nachrichten steht in den Neuigkeiten, die wir Ihnen nach der Veröffentlichung schicken.

Sie wechseln Ihre E-Mail-Adresse? Sagen Sie es Léo. Sie möchten ein zusätzliches Feld, ein Kästchen „Ich möchte zurückgerufen werden“, ein separates Formular für Angebotsanfragen? Mit dem Komplettpaket passt Léo das Formular auf Wunsch an. Sehen Sie, was Léo bauen kann.

Was wir nicht anbieten: ein E-Mail-Postfach unter Ihrer Domain. Die Nachrichten aus dem Formular kommen an der Adresse an, die Sie bereits nutzen (Gmail, Outlook, GMX, web.de…), und das ist völlig in Ordnung so.

Häufige Fragen

Kann ich die Nachrichten an mehreren Adressen empfangen?
Am einfachsten ist eine Weiterleitungsregel in Ihrem Postfach: Sie verteilt jede von der Website eingegangene Nachricht an Ihre Kollegen, ohne etwas am Formular zu ändern.

Braucht es ein CAPTCHA (die Bilder zum Anklicken)?
Nicht unbedingt. Ein CAPTCHA vertreibt einen Teil der echten Besucher. Eine Versandobergrenze und eine unsichtbare Falle für Bots reichen bei einer Firmen-Website in den allermeisten Fällen aus.

Ist das Formular DSGVO-konform?
Ein Kontaktformular stützt sich auf das berechtigte Interesse: Der Besucher schreibt Ihnen von sich aus. Sie müssen in Ihrer Datenschutzerklärung lediglich angeben, was Sie mit den Nachrichten tun und wie lange Sie sie aufbewahren.

Ein Formular oder eine offen angezeigte E-Mail-Adresse?
Beides. Das Formular konvertiert auf dem Smartphone besser; die angezeigte Adresse beruhigt diejenigen, die lieber ihr Mailprogramm nutzen. Allerdings zieht eine offen angezeigte Adresse Spam an: Besser, Sie beschränken sie auf die Fußzeile.